LUMINORIS
Services numériques, automatisation et intelligence artificielle
La présente Politique de confidentialité complète les Conditions Générales de Vente et les Mentions légales de Luminoris. Elle décrit les traitements de données à caractère personnel réalisés par Luminoris pour ses propres finalités et précise le cadre applicable lorsque Luminoris traite des données pour le compte de ses Clients professionnels.
1. Responsable du traitement
VERSCHELDEN Aurélie EI LUMINORIS
59 rue d’Enfer 60420 GODENVILLERS
SIREN : n°514206051
contact@luminoris.fr
59 rue d’Enfer 60420 GODENVILLERS
Ces informations doivent être cohérentes avec les Mentions légales publiées sur le site.
2. Champ d’application et rôles de Luminoris
La présente Politique concerne les données personnelles traitées lors de la visite du site, de la création et de la validation d’un compte professionnel, de la souscription et de l’utilisation des Services, des échanges avec Luminoris, de la facturation, de la sécurité de la plateforme et, le cas échéant, des actions de prospection ou de mesure d’audience.
Luminoris agit en qualité de responsable du traitement lorsqu’elle détermine les finalités et les moyens des traitements réalisés pour son propre compte, notamment pour la gestion des comptes, de la relation commerciale, de la facturation, de la sécurité, de la prévention de la fraude et de l’administration de la plateforme.
Lorsque Luminoris traite des données personnelles pour le compte d’un Client dans le cadre des fonctionnalités souscrites, le Client agit en principe en qualité de responsable du traitement et Luminoris en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Ces traitements sont encadrés par les CGV et, le cas échéant, par un accord de traitement des données (DPA).
3. Personnes concernées
Selon les Services utilisés, les traitements peuvent concerner notamment :
les représentants légaux, dirigeants, entrepreneurs individuels et personnes habilitées à souscrire au nom d’un Client ;
les utilisateurs et collaborateurs autorisés à accéder à un compte Luminoris ;
les prospects et personnes qui contactent Luminoris ;
les contacts de facturation, support ou administration communiqués par le Client ;
les personnes dont les données sont traitées par un Client au moyen de Luminoris, par exemple ses propres clients, prospects, partenaires ou contacts, lorsque Luminoris agit en qualité de sous-traitant.
4. Catégories de données traitées
Luminoris peut traiter, selon les fonctionnalités utilisées et les informations effectivement fournies, les catégories de données suivantes :
| Catégorie | Exemples de données |
|---|---|
| Compte et identité professionnelle | Nom, prénom, fonction, entreprise, coordonnées professionnelles, identifiants de compte, informations d’habilitation. |
| Vérification de l’activité | Informations issues d’un extrait Kbis, du RNE/RCS ou d’un justificatif d’immatriculation ; dénomination, adresse professionnelle, dirigeants ou représentants, informations d’immatriculation. |
| Vérification d’identité | Données figurant dans le justificatif d’identité transmis, notamment via France Identité ou un dispositif équivalent, ainsi que le résultat, la date et les traces nécessaires à la vérification. |
| Facturation et paiement | Adresse de facturation, informations de facturation, historique des factures et paiements, statut des transactions et références transmises par le prestataire de paiement. |
| Utilisation des Services | Fonctionnalités utilisées, paramètres, automatisations, actions déclenchées, quotas, événements techniques et historiques nécessaires au fonctionnement du Service. |
| Sécurité | Adresse IP, journaux de connexion, horodatages, informations de navigateur/appareil, événements de sécurité, tentatives d’accès et traces techniques. |
| Support et échanges | Contenu des demandes, e-mails, pièces jointes, historiques de support, informations communiquées lors des échanges. |
| IA et contenus | Prompts, instructions, fichiers, données ou contenus soumis à une fonctionnalité d’IA, réponses générées et métadonnées techniques associées, dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service. |
| Services tiers connectés | Données et autorisations nécessaires aux intégrations choisies par le Client, selon le service tiers concerné. |
| Cookies et traceurs | Identifiants techniques, informations de navigation et préférences, selon les outils effectivement déployés sur le site. |
5. Sources des données
Les données peuvent être collectées :
directement auprès de la personne concernée lors d’une inscription, d’une souscription, d’un formulaire, d’un échange ou de l’utilisation des Services ;
auprès du Client professionnel qui crée ou administre des accès pour ses collaborateurs ;
à partir de documents professionnels transmis pour la validation du compte ;
à partir de registres ou sources professionnelles accessibles au public, notamment lorsque Luminoris vérifie l’existence ou les coordonnées d’une entreprise ;
auprès de prestataires ou services tiers connectés à Luminoris à la demande du Client ;
automatiquement par les systèmes techniques de Luminoris lors de l’utilisation du site ou de la plateforme, notamment pour la sécurité et la traçabilité.
Lorsque des données n’ont pas été collectées directement auprès de la personne concernée, Luminoris fournit les informations requises par l’article 14 du RGPD dans les délais et conditions applicables.
6. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Données principales | Base juridique |
|---|---|---|
| Création, gestion et administration du compte | Données d’identité professionnelle, coordonnées, identifiants, habilitations | Mesures précontractuelles et exécution du contrat |
| Vérification de l’entreprise et prévention de la fraude | Kbis/RNE/RCS, justificatifs professionnels, données du représentant | Mesures précontractuelles et intérêt légitime de Luminoris à sécuriser l’accès aux Services et prévenir la fraude |
| Vérification de l’identité du représentant | Justificatif France Identité ou équivalent, résultat et traces de vérification | Intérêt légitime de prévention de la fraude et de l’usurpation d’identité ; mesures précontractuelles lorsque la vérification conditionne l’accès au Service |
| Fourniture des Services et automatisations | Données de compte, paramètres, contenus, données métiers et événements d’usage | Exécution du contrat |
| Fonctionnalités d’intelligence artificielle | Prompts, fichiers, instructions et contenus générés | Exécution du contrat, dans la mesure nécessaire à la fonctionnalité demandée |
| Support et accompagnement | Coordonnées, demandes, échanges et informations techniques | Exécution du contrat ou intérêt légitime à répondre aux demandes |
| Paiement et facturation | Coordonnées de facturation, références de transaction, factures | Exécution du contrat et obligations légales comptables/fiscales |
| Sécurité, journalisation et prévention des abus | Logs, IP, événements techniques, historiques d’accès | Intérêt légitime à protéger les Services, les utilisateurs et les systèmes |
| Gestion des droits RGPD et contentieux | Identité, demandes, justificatifs éventuels, historique des échanges | Obligation légale et intérêt légitime à établir ou défendre des droits |
| Prospection B2B [SI ACTIVÉE] | Coordonnées professionnelles, historique de relation | Intérêt légitime ou consentement selon le canal et la réglementation applicable |
| Cookies/mesure d’audience [SI ACTIVÉS] | Identifiants techniques et données de navigation | Consentement lorsque requis ; intérêt légitime ou exemption uniquement dans les cas prévus par la réglementation |
Le caractère obligatoire ou facultatif des informations est indiqué au moment de leur collecte. Les données nécessaires à la création, à la vérification et à la gestion du compte sont obligatoires lorsqu’elles conditionnent l’accès au Service. Leur absence peut empêcher la création ou l’activation du compte, la conclusion du contrat ou la fourniture de certaines fonctionnalités.
7. Vérification du compte, Kbis et France Identité
Conformément aux Conditions Générales de Vente, la création et l’activation d’un compte Luminoris sont subordonnées à la vérification préalable de l’identité du représentant du Client et de l’existence de son activité professionnelle.
Luminoris peut utiliser un extrait Kbis, un justificatif d’immatriculation ou des informations issues d’un registre professionnel afin de vérifier l’entreprise, son représentant et ses coordonnées, notamment l’adresse utilisée pour la facturation.
Pour la vérification de l’identité, Luminoris peut demander un justificatif d’identité à usage unique généré via France Identité ou tout autre dispositif sécurisé accepté par Luminoris. La vérification peut inclure un contrôle humain des informations et justificatifs fournis. Un délai peut donc exister entre la demande de création du compte et son activation définitive.
8. Intelligence artificielle et données
Certaines fonctionnalités de Luminoris peuvent s’appuyer sur des systèmes ou modèles d’intelligence artificielle développés par Luminoris ou fournis par des prestataires tiers spécialisés. Les données transmises à ces fonctionnalités peuvent être traitées afin de produire la réponse ou l’action demandée par le Client.
Le Client doit éviter de transmettre des données personnelles non nécessaires et reste responsable, lorsqu’il agit en qualité de responsable du traitement, de la licéité des données qu’il soumet aux fonctionnalités d’IA.
Les fournisseurs d’intelligence artificielle auxquels des données peuvent être transmises, leurs localisations et les éventuelles garanties de transfert doivent être identifiés dans la liste des sous-traitants ou la documentation contractuelle applicable.
9. Données traitées pour le compte des Clients
Lorsqu’un Client utilise Luminoris pour traiter les données de ses propres clients, prospects, salariés, partenaires ou autres personnes, Luminoris agit en principe comme sous-traitant. Le Client détermine alors les finalités et bases juridiques de ces traitements et demeure responsable des informations à fournir aux personnes concernées.
Luminoris traite ces données uniquement sur instruction documentée du Client et dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services, sous réserve des obligations légales applicables. Les obligations de confidentialité, de sécurité, d’assistance, de sous-traitance ultérieure, d’audit et de fin de contrat sont précisées dans le DPA ou les clauses contractuelles applicables.
Lorsqu’une personne exerce auprès de Luminoris un droit concernant des données traitées exclusivement pour le compte d’un Client, Luminoris peut transmettre la demande au Client concerné ou l’assister conformément au DPA.
10. Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles uniquement aux personnes et organismes qui en ont besoin au regard des finalités décrites. Peuvent notamment être destinataires :
les personnes habilitées au sein de Luminoris ;
les prestataires d’hébergement, d’infrastructure, de sauvegarde, de sécurité ou de supervision ;
les prestataires de paiement, notamment Stripe si ce moyen est effectivement activé ;
les prestataires de messagerie, support, communication et envoi de notifications ;
les fournisseurs d’API et de services d’intelligence artificielle utilisés pour les fonctionnalités souscrites ;
les services tiers connectés à la demande du Client ;
les conseils, auditeurs ou prestataires professionnels soumis à une obligation de confidentialité ;
les administrations, autorités ou juridictions lorsque la loi impose ou autorise une communication.
La liste définitive des principaux sous-traitants, leur rôle, leur localisation et, lorsque pertinent, les mécanismes de transfert applicables doivent être tenus à jour dans le DPA, une annexe ou une page dédiée : [LIEN / LISTE À COMPLÉTER].
11. Transferts de données hors de l’Espace économique européen
Certains prestataires techniques peuvent être établis ou traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque de tels transferts ont lieu, Luminoris veille à ce qu’ils reposent sur un mécanisme prévu par le RGPD, par exemple une décision d’adéquation de la Commission européenne ou des clauses contractuelles types complétées, lorsque nécessaire, par des mesures supplémentaires.
La version publiée de la présente Politique doit préciser les transferts effectivement réalisés ou renvoyer vers une liste à jour des prestataires et garanties applicables : [À COMPLÉTER APRÈS VALIDATION DE L’ARCHITECTURE ET DES FOURNISSEURS].
12. Durées de conservation
Les données sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales de conservation et des besoins de preuve ou de défense des droits de Luminoris.
| Catégorie | Principe de conservation |
|---|---|
| Compte et données contractuelles | Pendant la relation contractuelle, puis pendant la durée nécessaire à la gestion des réclamations et à la preuve des droits et obligations [durée précise à confirmer]. |
| Factures et pièces comptables | Durée légale applicable aux documents comptables et fiscaux ; à paramétrer conformément aux obligations de conservation de Luminoris. |
| Kbis / justificatifs professionnels | Durée nécessaire à la vérification puis, si besoin, conservation limitée des éléments de preuve ou du résultat du contrôle [à définir]. |
| Justificatif France Identité / identité | Durée strictement nécessaire à la vérification et à la prévention de la fraude ; privilégier la suppression du document complet dès qu’il n’est plus nécessaire et la conservation d’une trace minimale. |
| Journaux de connexion et sécurité | Durée proportionnée aux besoins de sécurité, de détection des incidents et de preuve . |
| Support et échanges | Durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivage limité selon les besoins contractuels et contentieux.. |
| Prospects B2B [si activé] | Durée conforme à la réglementation et aux recommandations applicables, calculée à partir du dernier contact ou de la fin de la relation. |
| Données confiées par le Client | Pendant la durée du contrat et de la période de réversibilité prévue, puis restitution/suppression selon le DPA, sous réserve des sauvegardes et obligations légales (15 jours après résiliation). |
| Cookies et traceurs | Selon la finalité et la Politique cookies ; les durées doivent être paramétrées outil par outil. |
13. Sécurité des données
Luminoris met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées et proportionnées aux risques afin de préserver la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la sécurité des données et des accès aux Services.
Selon l’architecture effectivement déployée, ces mesures peuvent notamment comprendre :
des mécanismes d’authentification et de gestion des habilitations ;
la limitation des accès aux données aux seules personnes autorisées ;
le chiffrement des communications et, lorsque pertinent, des données stockées ;
la journalisation et la surveillance des événements de sécurité ;
des sauvegardes et procédures de restauration adaptées ;
la mise à jour des composants techniques et la gestion des vulnérabilités ;
des mesures contractuelles et de sécurité applicables aux sous-traitants.
Aucun système informatique ne pouvant offrir une sécurité absolue, Luminoris met en œuvre des mesures adaptées aux risques sans garantir l’absence totale d’incident ou d’accès non autorisé.
14. Violations de données personnelles
En cas de violation de données personnelles relevant de traitements dont Luminoris est responsable, Luminoris évalue le risque et effectue les notifications requises auprès de la CNIL et, lorsque la réglementation l’impose, auprès des personnes concernées.
Lorsque Luminoris agit comme sous-traitant, elle informe le Client responsable du traitement d’une violation de données conformément au DPA et lui fournit, dans la mesure raisonnablement possible, les informations nécessaires au respect de ses propres obligations.
15. Droits des personnes
Selon la situation et la base juridique du traitement, toute personne concernée peut disposer notamment des droits suivants :
droit d’accès à ses données personnelles ;
droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
droit à l’effacement, lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies ;
droit à la limitation du traitement ;
droit d’opposition, notamment pour les traitements fondés sur l’intérêt légitime ;
droit à la portabilité, lorsque le traitement repose sur le consentement ou le contrat et est effectué à l’aide de procédés automatisés ;
droit de retirer son consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur ;
droit de s’opposer à tout moment à la prospection commerciale ;
le cas échéant, droits relatifs aux décisions individuelles entièrement automatisées dans les conditions de l’article 22 du RGPD ;
droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès dans les conditions prévues par le droit français.
16. Exercice des droits
Les demandes peuvent être adressées à : contact@luminoris.fr
La demande doit permettre d’identifier suffisamment la personne et les données concernées. Luminoris ne demande un justificatif d’identité complémentaire qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur et uniquement dans la mesure nécessaire à la vérification.
Luminoris répond dans les délais prévus par le RGPD. Lorsque la demande concerne des données traitées pour le compte d’un Client, Luminoris peut rediriger le demandeur vers ce Client ou intervenir conformément aux instructions de celui-ci.
Toute personne peut également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : www.cnil.fr
17. Décisions automatisées et contrôle humain
Les fonctionnalités d’intelligence artificielle et d’automatisation de Luminoris peuvent produire des recommandations, contenus ou actions techniques. Les CGV imposent au Client de vérifier et valider les résultats lorsque cette vérification est nécessaire avant leur utilisation, publication ou transmission.
La procédure de création et de validation d’un compte peut comporter des contrôles techniques et un contrôle humain des justificatifs. Luminoris n’entend pas, pour ses propres finalités, prendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative une personne, sauf si une telle fonctionnalité est ultérieurement mise en œuvre conformément aux conditions prévues par le RGPD et fait l’objet d’une information spécifique.
18. Cookies et autres traceurs
Le site peut utiliser des cookies ou autres traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement, à la sécurité, à l’authentification ou à la conservation de certains choix de l’utilisateur.
Lorsque des traceurs non strictement nécessaires sont utilisés, notamment à des fins de mesure d’audience, de personnalisation, de publicité ou via certains services tiers, le consentement est recueilli préalablement lorsqu’il est requis. L’utilisateur peut alors accepter, refuser ou modifier ses choix au moyen de l’outil de gestion des cookies.
19. Services tiers et liens externes
La plateforme peut permettre au Client de connecter des services tiers ou contenir des liens vers des plateformes externes. Les traitements réalisés directement par ces tiers pour leurs propres finalités sont soumis à leurs propres politiques de confidentialité. Il appartient au Client de prendre connaissance de ces informations avant d’activer une intégration.
Lorsque le tiers intervient comme sous-traitant de Luminoris, son intervention est encadrée conformément au RGPD et aux documents contractuels applicables.
20. Mise à jour de la Politique
Luminoris peut mettre à jour la présente Politique afin de tenir compte d’évolutions légales, réglementaires, techniques ou fonctionnelles. La version applicable est celle mise à disposition sur le site à la date de consultation.
En cas de modification substantielle concernant les traitements de données personnelles, Luminoris met en œuvre une information appropriée des personnes concernées lorsque la réglementation l’exige.
21. Contact
Pour toute question concernant la présente Politique ou la protection des données personnelles :
E-mail : contact@luminoris.fr
ANNEXE – VÉRIFICATIONS AVANT PUBLICATION
Avant de publier la Politique de confidentialité de Luminoris, vérifier les points suivants :
Remplacer tous les champs entre crochets par les informations définitives.
Aligner l’identité du responsable du traitement avec les Mentions légales et les CGV.
Définir l’adresse e-mail dédiée aux demandes RGPD.
Valider les catégories de données réellement collectées et supprimer celles qui ne le sont pas.
Fixer la durée de conservation des justificatifs France Identité, Kbis et traces de vérification.
Définir la durée de conservation des logs et données de sécurité.
Recenser tous les prestataires et sous-traitants réellement utilisés, avec leur rôle et leur localisation.
Vérifier les éventuels transferts hors EEE et leurs garanties.
Décider et documenter si les données, prompts ou sorties IA peuvent être utilisés pour améliorer ou entraîner des modèles.
Créer/valider le DPA destiné aux Clients lorsque Luminoris agit comme sous-traitant.
Créer la Politique cookies si des traceurs non strictement nécessaires sont utilisés.
Vérifier que les formulaires de collecte comportent une information courte et un lien vers cette Politique.
Vérifier le mécanisme d’exercice des droits et la procédure interne de réponse.
A. Références officielles de préparation
Ce document de travail a été préparé en cohérence avec les CGV et les Mentions légales de Luminoris, ainsi qu’en tenant compte notamment du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), de la loi Informatique et Libertés et des recommandations de la CNIL relatives à l’information des personnes, à la sécurité, aux sous-traitants et aux cookies.
CNIL – Informer les personnes
CNIL – Conformité RGPD : information et transparence
CNIL – Sécurité : gérer la sous-traitance
EUR-Lex – Règlement (UE) 2016/679 (RGPD)
France Identité – Justificatif d’identité à usage unique
| IMPORTANT Cette version reste un document de préparation. Elle doit être adaptée à l’architecture technique, aux sous-traitants, aux durées de conservation et aux parcours utilisateurs réellement déployés au moment de la mise en ligne. |
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